Leerdoel 2

"Ik wil een proactieve stagiaire zijn in periode 4 dus ga ik onderzoek doen naar timemanagement en een agenda voorbereiden voor de 4e periode."

Ik heb al eerder gepraat over mijn timemanagement en hoe belangrijk ik het ben gaan vinden dat ik op tijd kom om zo professioneler over te komen. Ik wil tijdens mijn stage niet alleen op tijd komen wat natuurlijk het minimale is. Ik wil ook tijdens stage mijn tijd zo goed mogelijk indelen. Dus ga ik onderzoek doen naar timemanagement & een agenda bijhouden.

Inleesactie 1 - "Effectiever werken met deze 15 timemanagement tips en technieken."

Met Timemanagement wordt bedoeld dat je jouw tijd op een juiste manier besteedt, je moet goed plannen, efficiënt en effectief. Het komt erop neer dat je je tijd en taken effectiever kunt managen. Je moet hier slimmer door werken en niet harder. (Van Wimannerel, 2015)

Algemene timemanagement tips

· Motivatie is cruciaal

Eerste stap is om gemotiveerd te zijn, cruciaal.

· Doelen stellen

Doelen opstellen in kleine stappen zodat het haalbaar wordt.

· Achterhaal hoe je nu je tijd gebruikt?

Schrijf op wat je op dit moment doet en bedenk zelf hoe je efficiënter met je tijd om kunt gaan.

Praktische timemanagement tips voor op kantoor

· Leer 'nee' zeggen

Het is natuurlijk aardig om je collega's te helpen, maar jouw taken gaan voor dus leer daarom nee te zeggen tegen je collega's.

· Bekijk en beantwoord email op gezette tijden

Mails hoeven niet meteen beantwoordt te worden, zet tijden in je agenda waarop je gaat reageren op e-mails. Bij nood kunnen klanten en collega's altijd bellen.

· Maak repeterende taken zo makkelijk mogen

Maak templates en sjablonen om je dagelijkse taken zo makkelijk mogelijk te maken.

· Houdt een takenlijst bij

Houdt een lijstje bij waarin je alle taken neerzet, zowel digitaal of op papier om het overzichtelijk te houden.

· Creëer een verzamelbak voor je gedachten

Noteer dingen die je moet onthouden.

· Onredelijke werkdruk bespreken

Zorg ervoor dat je met je baas bespreekt wanneer het te veel wordt.

Timemanagement technieken

· Pomodoro techniek

25 minuten ergens aan werken heb dan 3 minuten pauze, na 4 taken krijg je een pauze van 15 tot 30 minuten. Dit is een klassieker en helpt je gefocust te werken.

· Eisenhower model

Taken sorteren om zo prioriteiten te krijgen van de taken die je moet doen.

· Maand-, week- en dagplanning

Geef structuur aan je planning doormiddel van het op te delen in een dag, week en maandplanning zodat je overzicht hebt wat er nu moet gebeuren en wat kan wachten.

· Maak taken af binnen de tijd die er voor staat.

Kies een techniek die voor jou werkt, als je een taak niet binnen een bepaalde tijd afkrijgt moet je een wekker zetten en wanneer deze afgaat direct door naar de andere taak gaan.

· Plan tijd in voor last-minute verzoeken

Plan ook tijd in voor last-minute verzoeken, plan bijvoorbeeld 6 uur in voor je eigen taken en hou 2 uur per dag vrij voor spontane taken.

· Plan tijd in voor input opvragen en aanlevering

Als je andermans tijd nodig hebt moet je hier ook tijd voor inplannen zodat je genoeg tijd hebt van de ander. 

Reflectie actie

Ik heb heel veel gehad aan dit leerdoel, ik ging van totaal niet rekening houden met een agenda naar een betere timemanagement. Wanneer ik nu aan het werken ben voor school of mezelf pas ik de Pomodoro techniek toe zodat ik voor een langere tijd gefocust kan werken. Ik wil dit blijven doen en in het vervolg ga ik ook een vast tijdstip toepassen waarbij e-mails en berichten ga antwoorden. Dit zal mijn communicatie verbeteren en hiermee ook mijn feedback vanuit mijn stage meenemen.